Komunikasi dan Pengembangan Organisasi

1.  PENGERTIAN KOMUNIKASI

Kata atau istilah komunikasi (dari bahasa Inggris “communication”),secara etimologis atau menurut asal katanya adalah dari bahasa Latincommunicatus, dan perkataan ini bersumber pada kata communis Dalam kata communis ini memiliki makna ‘berbagi’ atau ‘menjadi milik bersama’ yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna.

Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia. Karena itu merujuk pada pengertian Ruben dan Steward(1998:16) mengenai komunikasi manusia yaitu:

Human communication is the process through which individuals –in relationships, group, organizations and societies—respond to and create messages to adapt to the environment and one another. Bahwa komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.

Untuk memahami pengertian komunikasi tersebut sehingga dapat dilancarkan secara efektif dalam Effendy(1994:10) bahwa para peminat komunikasi sering kali mengutip paradigma yang dikemukakan oleh Harold Lasswell dalam karyanya, The Structure and Function of Communication in Society. Lasswell mengatakan bahwa cara yang baik untuk untuk menjelaskan komunikasi ialah dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut:Who Says What In Which Channel To Whom With What Effect?

Paradigma Lasswell di atas menunjukkan bahwa komunikasi meliputi lima unsur sebagai jawaban dari pertanyaan yang diajukan itu,yaitu:

1. Komunikator (siapa yang mengatakan?)

2. Pesan (mengatakan apa?)

3. Media (melalui saluran/ channel/media apa?)

4. Komunikan (kepada siapa?)

5. Efek (dengan dampak/efek apa?).

      1.1  Komunikasi informal

adalah komunikasi yang terjadi diluar dan tidak tergantung pada herarki wewenang. Komunikasi informal ini timbul karena adanya berbagai maksud, yaitu :

- Pemuasan kebutuhan manusiawi,

- Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan,

- Keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain,

- Sumber informasi hubungan pekerjaan.

     Jenis lain dari komunikasi informasi adalah adalah dasas-desusyang secara resmi tidak       setuju. Desas-desus ini juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi.

       1.2  Jaringan komunikasi 

adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan pesan dari satu orng ke orang lain. Jaringan ini dapat dilihat dari dua perspektif. Pertama, kelompok kecil sesuai dengan sumberdaya yang dimilikinya akan mengembangkan pola komunikasi yang menggabungkan beberapa struktur jarngan komunikasi. Jaringan komunikasi ini kemudian merupakan sistim komunikasi umum yang akan digunakan oleh kelompok dalam mengirimkan pesan dari satu orang keorang lainnya. Kedua, jaringan komunikasi ini bias dipandang sebagai struktur yang diformalkan yang diciptakan oleh organisasi sebagai sarana komunikasi organisasi.

2.  Pengawasan

Pengawasam merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha
sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan,
membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan-I perencanaan, membandingkan
kegiatan nyata dengan standard yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan-penyipangan serta mengambil tindakan koreksi yang
diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan
untuk menjamin  bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan  cara
paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

     2.1  tipe pengawasan

1. Pengawasan pendahuluan

     Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau  tujuan
     dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu
     diselesaikan.
2. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan.

     Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui
     dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bisa
     dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan "double check" yang telah
     menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

3. Pengawasan umpan balik

Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain:

1.   Penetapan standard kegiatan

2.   Penentuan pengukuran kegiatan

3.   Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata

     4.  Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan
          penyimpangan-penyimpangan.

            5.  Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu 

                  

3.  Pengertian Pengembangan Organisasi

Pengertian pokok pengembangan organisasi adalah perubahan yang terencana (planned change). Perubahan , dalam bentuk pembaruan organisasi dan mpengembangan organisasiernisasi, terus menerus terjadi dan mempunya pengaruh yang sangat dominan dalam masyarakat kini. Organisasi beserta warganya, yang membentuk masyakat mpengembangan organisasiern , mau tidak mau harus beradaptasi terhadap arus perubahan ini. Perubahan perubahan yang terjadi pada dasarnya dapat dikelompokkan dalam empat katagori , yaitu perkembangan teknologi, perkembangan prpengembangan organisasiuk, ledakan ilmu pengetahuan dan jasa yang mengakibatkan makin singkatnya daur hidup para pengembangan organisasi, serta perubahan sosial yang mempengaruhi perilaku, gaya hidup, nila nila dan harapan tiap orang.

Teori dan praktik pengembangan organisasi didasarkan pada beberapa asumsi penting yakni :

v  Manusia sebagai individu, Dua asumsi penting yang mendasari pengembangan organisasi adalah bahwa manusia memiliki hasrat berkembang dan kebanyakan orang tidak hanya berpotensi , dan berkeinginan untuk berkontribusi sebanyak mungkin pada organisasi. pengembangan organisasi bertujuan untuk menghilangkan faktor faktor dalam organisasi yang menghambat perkembangan dan menghalangi orang untuk berkontribusi demi tercapainya sasaran organisasi.

v  Manusia sebagai anggota dan pemimpin kelompok. Organisasi yang menerapkan pengembangan organisasi harus berasumsi bahwa setiap orang dapat diterima dan diakui perannya oleh kelompok kerjanya. Dalam organisasi perlu ditumbuhkan keterbukaan agar para anggotanya dapat dengan leluasa mengungkapkan perasaannya dan pikirannya. Dalam keterbukaan , orang akan mendapatkan kepuasaan kerja yang lebih tinggi, sehingga dengan demikian performansi kelompok akan lebih efektif.

v  Manusia sebagai wadah organisasi. Hubungan antar kelompok – kelompok dalam organisasi menentukan efektivitas masing masing kelompok tersebut. Misalnya bila komunikasi antar-kelompok hanya terjadi pada tingkat manajernya , koordinasi dan kerjasama akan kurang efektif daripada bila segenap anggota kelompok terlibat dalam interaksi.

  Sasaran pengembangan organisasi

 Atas dasar asumsi asumsi diatas, proses pengembangan organisasi diterapkan dengan         sasaran :

 1. Hubungan yang lebih efektif antara departemen , divisi dan kelompok kelompok kerja  dalam organisasi

  2. Hubungan pribadi yang lebih efektif antara manajer dan karyawan pada semaua jenjang  organisasi

  3.  Terhapusnya hambatan hambatan komunikasi antara pribadi dan kelompok

  4. Berkembangnya iklim yang ditandai dengan saling percaya, dan keterbukaan yang dapat memotivasi serta menantang anggota organisasi untuk lebih berprestasi

 3.1  Perubahan Organisasi

Perubahan organisasi merupakan perubahan yang berkaitan dengan pengembangan, perbaikan, maupun penyesuaian yang meliputi struktur, teknologi, metode kerja maupun sistem manajemen suatu organisasi. suatu organisasi tidak harus melaksanakan suatu perubahan. Hal ini merupakan suatu strategi untuk memenuhi beberapa keseluruhan tujuan dari suatu organisasi.

Tujuan Perubahan Organisasi

1.  Perubahan Tujuan perubahan ini dibaut karena organisasi tidak dapat sepenuhnya dapat mengendalikan lingkungan eksternalnya, sehingga perlu secara terus menerus melakukan perubahan lingkungan internal organisasi agar dapat menghadapi tantagan-tantangan yang timbul akibat organisasi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan eksternalnya.

   persaingan inovasi teknologi, pembaruan peraturan-peraturan pemerintah dan  berbagai tekanan sosial.

2.  Perubahan organisasi untuk melakukan modifikasi berbagai pola keprilakuan individu atau kelompok dalam suatu organisasi. Maksudnya agar para karyawan menggunakan pola-pola perilaku baru dan mentaati aturan-aturan yang diberlakukan diantara mereka yang berkaitan dengan pekerjaan.

Cara Penanganan Perubahan 

Cara menangani perubahan organisasi memerlukan pendekatan. Cara pertama adalah konsep perubahan reaktif dan yang kedua program perubahan yang direncanakan ( Planed Cange ) Pada cara pertama biayanya murah dan sederhana serta ditangani secara cepat, di mana manajer akan memberikan reaksi setelah masalah terjadi. Misalnya bila peraturan pemerintah baru mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran mungkin manajer membeli alat-alat kebakaran. Pendekatan yang kedua atau juga disebut proses produktif, thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perencanaan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan atau sebagaian besar satuan organisasi menyiapkan diri untuk menyesuaikan dengan perubahan. 

Sumber 
http://jandakembangs.blogspot.com/2012/01/perubahan-dan-pengembangan organisasi.html
http://fauziah-youngentrepreneur.blogspot.com/2011/09/perubahan-organisasi.html
http://www.anakciremai.com/2008/05/makalah-manajemen-tentang-perubahan-dan.html